Idź do strony głównej

Klauzula informacyjna dla Pracowników NMS

1. Dane osobowe i ich ochrona w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO):

Niniejsza klauzula dotyczy danych osobowych zbieranych przez NMS – Novelty Medical Supply sp. z o.o. (dalej Spółka), gdzie występuje ona w charakterze administratora danych osobowych, sposobów na jakie są te dane wykorzystywane, a także praw osób związanych z wykorzystywaniem i zbieraniem tych danych.
W celu ułatwienia kontaktu w zakresie ODO prosimy o kontakt na adres e – mail: iod@nmspoland.pl
W ramach obowiązku ustawowego, ale także aby budować zaufanie Państwa, jako dla naszych pracowników chcemy poinformować o:

  • powodach gromadzenia i przetwarzania danych;
  • podstawie prawnej przetwarzania;
  • jakie są Państwa prawa w związku z tymi operacjami.

2. Niniejsza klauzula ma zastosowanie do osób fizycznych, które są:

  • Osobami, które są zatrudnione w Spółce na podstawie stosunku pracy w rozumieniu Ustawy Kodeks pracy.

Zwanymi łącznie Pracownikami lub Państwo.

3. W związku ze współpracą z Pracownikami możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

  • imię (imiona) i nazwisko, nazwisko rodowe;
  • datę i miejsce urodzenia;
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę (adres e-mail, numer telefonu);
  • obywatelstwo;

a razie konieczności także:

  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia;

tj. dane zgromadzone w procesie rekrutacji, a także:

  • adres zamieszkania;
  • numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  • numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy o pracę i realizacji celów związanych z prawidłowym przebiegiem procesu zatrudnienia. Każdorazowy szczegółowy zakres podawanych danych wynika z charakteru stanowiska, które zajmuje Pracownik, a konsekwencją ich niepodania może być brak możliwości prawidłowego przeprowadzenia procesu zatrudnienia. Jeśli wynika to z przepisu prawa, możemy żądać podania takich danych, wtedy podstawa przetwarzania jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO).
Możemy także zbierać Państwa dane z innych, zgodnych z prawem źródeł (np. informacje na temat zadłużenia wpływające od organów prowadzących egzekucję sądową lub administracyjną).

Podstawy prawne przetwarzania danych:

Dane są przetwarzane wyłącznie gdy:

  • osoba uprawniona wyraziła na to zgodę (np. w przypadku uczestnictwa w ubezpieczeniu grupowym lub grupowej opiece medycznej, albo wyrażenia zgody na rozpowszechnianie wizerunku. Wówczas przetwarzanie i rozpowszechnianie odbywa się zgodnie z treścią wyrażonej zgody, która odbierana jest na podstawie odrębnego dokumentu);
  • jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji procesu zatrudnienia;
  • przetwarzanie jest konieczne dla realizacji obowiązków prawnych ciążących na nas, jako administratorze danych, w tym: rozliczeń z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, czy wykonywaniem innych obowiązków wynikających z Kodeksu pracy i innych przepisów prawa;
  • przetwarzanie jest konieczne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółki, co wymaga zachowania proporcji miedzy naszym interesem a Państwa prawem do prywatności.

Uzasadnionym interesem jest:

  • wykrywanie nadużyć i zapobieganie im;
  • zapewnienie bezpieczeństwa informacji;
  • ocenianie produktywności Pracowników;
  • ustalenie, dochodzenie i obrona ewentualnych roszczeń;
  • tworzenie zestawień, analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne Pracodawcy, co obejmuje m.in. raportowanie i planowanie rozwoju Pracowników i zakładu pracy;
  • zapewnienie bezpieczeństwa w firmie (np. monitoring);

Dane osobowe są przetwarzane jedynie w celu, do realizacji którego zostały zebrane.

Każdorazowy okres przechowywania danych wynika z odrębnych przepisów i może wynosić do 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (w przypadku danych ujawnionych w aktach pracowniczych). W przypadku innych danych okresy przechowywania wynikają z odrębnych przepisów i zależą od rodzaju danych ujawnionych w konkretnym zbiorze.

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

4. Środki zabezpieczające

Wszyscy pracownicy uzyskujący dostęp do danych osobowych Pracowników muszą przestrzegać wewnętrznych procedur i zasad związanych z przetwarzaniem DO w celu ich odpowiedniej ochrony i zapewnienia zasad poufności, a także do zapewnienia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ich ochrony.
Środki techniczne i organizacyjne wdrożone przez Spółkę mające na celu ochronę informacji (nie tylko danych osobowych) uwzględniają najnowsze zdobycze techniki stosowane w tego rodzaju zabezpieczeniach i są adekwatne do celu, zakresu i charakteru przetwarzania danych.

5. Przekazywanie danych:

Przekazywanie danych odbywa się poprzez ich udostępnienie podmiotom będącym samodzielnymi Administratorami Danych lub poprzez powierzenie do przetwarzania podwykonawcom Spółki, na podstawie zawartych umów powierzenia podmiotom, z których usług

Spółka korzysta przy realizacji umowy o pracę, tj.:

  • podmiotom obsługującym systemy teleinformatyczne lub udostępniającym narzędzia teleinformatyczne;
  • kontrahentom, z którymi Pracodawca współpracuje;
  • pracodawcom użytkownikom – tj. podmiotom, które finalnie korzystają z usług danego pracownika (dotyczy pracowników outsourcingowych);
  • podmiotom świadczącym usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, windykacyjne, pomoc prawną, podatkową, rachunkową, kadrowo – płacową;
  • podmiotom dostarczającym i piorącym odzież roboczą;
  • podmiotom sprawującym ochronę fizyczną zakładu pracy;
  • podmiotom współpracującym przy organizacji delegacji, szkoleń, imprez integracyjnych, usług socjalnych, sportowych;
  • podmiotom funkcjonującym w ramach grupy przedsiębiorstw, do której należy Spółka, dla celów administracyjnych, a także zapewnienia bezpieczeństwa informacji.

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, organom lub instytucjom uprawnionym do uzyskania dostępu do danych na podstawie przepisów prawa, a także:

  • podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze);
  • podmiotom świadczącym usługi ubezpieczeniowe i assistance;
  • podmiotom świadczącym usługi medyczne;
  • podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
  • innym osobom, jeśli jest ku temu podstawa prawna. 

Spółka nie przetwarza danych poza obszarem EOG, z wyłączeniem podmiotów będących dostawcami wybranych systemów informatycznych oraz usług hostingowych. W tym przypadku Państwa dane są chronione przy pomocy zabezpieczeń stosowanych przez tego dostawcę, jednak zawsze adekwatnych do celu, zakresu i sposobu przetwarzania. Mogą Państwo poprosić ponadto o dodatkowe informacje w tym zakresie.

6. Prawa i obowiązki Pracowników i zasady korzystania z tych praw:

Każda osoba ma prawo dostępu do danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę, a jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy o kontakt w tym zakresie, żebyśmy mogli niezwłocznie skorygować te informacje.

Ponadto mają Państwo prawo do:

  • wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody (przy zastrzeżeniu, ze wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
  • żądania usunięcia danych albo ograniczenia przetwarzania ich przetwarzania w przypadkach określonych w RODO;
  • wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania, jeśli takowe zachodzi);
  • przeniesienia danych do usystematyzowanego, zewnętrznego zbioru danych (prowadzonego przez innego administratora);

Z praw tych mogą Państwo skorzystać w siedzibie administratora, listownie, telefonicznie składając wniosek pod numerem +48 797 703 449 lub mailowo pod adresem iod@nmspoland.pl.
Jeśli nie są Państwo ukontentowani sposobem, w jaki Spółka przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości.

Jeśli dalej nie będą Państwo zadowoleni z realizacji przez Spółkę Państwa praw, istnieje również możliwość złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Aktualność

Niniejsza klauzula została zaktualizowana 14.01.2024 i może podlegać dalszym zmianom. Jeśli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień materii związanych z danymi osobowymi będziemy przekazywali w sposób zwyczajowo przyjęty w kontaktach z Pracownikami.

Czego szukasz?

Chcesz o coś zapytać?